Esse Office você não viu

SÃO PAULO - Prometida para janeiro, a versão 2007 da suíte traz interface mais amigável e incontáveis aperfeiçoamentos. Mas vai valer a pena fazer o upgrade?

Depois de anos com pequenas mudanças na interface — a rigor, a base visual do Office 2003 é a mesma desde a versão 97 —, o Office 2007 vai trazer expressivas mudanças nas formas de se trabalhar com os aplicativos da suíte. Previsto para chegar ao mercado no início do ano que vem, a suíte de escritório da Microsoft encontra-se ainda na versão beta 2, em inglês. INFO realizou uma análise detalhada dos principais produtos do pacote, no estágio em que se encontram. Os resultados dessa análise estão no texto a seguir. Primeiro, damos um passeio geral nas modificações comuns introduzidas em todos os principais programas. Depois, fazemos incursões específicas no Word, no Excel, no PowerPoint e no Access.

ADEUS, MENU
Definitivamente, não existe mais a já tradicional combinação de barra de menus e barras de ferramentas. No lugar dos menus aparece the Ribbon, um painel que substitui os menus e as barra de ferramentas. Ribbon, em inglês, é faixa, fita, barra. Não se sabe como será o nome em português. Essa barra é semelhante às paletas de comando usadas hoje em programas gráficos, como o Photoshop. Na verdade, além de substituir os menus e as barras de ferramentas, há nas abas também um pouco das caixas de diálogo. Os títulos das abas ficam mais ou menos onde se localizavam os menus. Mas onde antes se lia a seqüência Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar etc., agora se lê Home, Insert, Page Layout etc. Mesmo sem saber os nomes dessas alternativas em português, é fácil perceber que elas não são mais a conhecida série Arquivo, Inserir, Editar etc.

ACESSO RÁPIDO
Na extremidade esquerda da barra de título do programa, encontra-se a barra de acesso rápido. Como padrão, esse conjunto de botões contém ícones com os comandos Salvar, Desfazer e Imprimir Rápido (Quick Print). Essa barra pode ser personalizada com a adição ou remoção de botões. Também pode ser posicionada abaixo da faixa de comandos (ribbon). Usuários do Office devem estranhar a referência ao comando Imprimir Rápido. Na verdade, só o nome é novo. Trata-se da operação disparada pelo botão da impressora localizado na velha barra de ferramentas Padrão: clicou, imprimiu. O outro comando Imprimir é aquele que abre uma caixa de diálogo com opções de impressão.

NOVO MENU ARQUIVO
Sob a aba Home da Ribbon, estão todos os itens de uso mais comum. Correspondem, mais ou menos, aos itens que ficavam na antiga barra de ferramentas Formatação. Os comandos, que ainda lembram as barras de ferramentas, estão divididos em blocos associados a fontes, parágrafos (no Word), células (no Excel), estilos e edição. De cara, sente-se falta de alguns comandos, antes alojados no menu Arquivo ou na barra de ferramentas Padrão. Todos eles (Novo, Abrir, Salvar, Imprimir, Fechar) residem agora no novo menu Arquivo, que se abre com um clique no ícone do Office, no canto esquerdo superior da tela. O menu Arquivo, versão 2007, é uma janela pop-up e contém um botão de acesso ao quadro de opções do programa, correspondente à janela de diálogo a que se chegava pelo comando Ferramentas > Opções. Em vez de orelhas, essa central de configuração contém um menu vertical à esquerda e, à direita, os itens a ser alterados.

PREVISÃO AO VIVO
Em alguns casos, como nos comandos para definir o estilo de parágrafo no Word, o estilo é exibido no texto, como exemplo, apenas com o passar do cursor sobre o comando. Trata-se de uma novidade interessante chamada Live Preview — previsão ao vivo. Assim, antes de confirmar uma opção, o usuário visualiza os seus efeitos in loco. De forma idêntica, as opções de estilos para editar imagens inseridas no texto também são demonstradas antes no Word, no Excel ou no PowerPoint. A mesma antecipação ocorre com vários outros comandos. Esse recurso, vale citar, já existia há anos no WordPerfect, da Corel.

MENU DE CONTEXTO
Outra mudança de destaque ocorreu no menu de contexto. Clique com o botão direito numa área de texto de um documento do Word, do Excel ou do PowerPoint. Surgem opções que combinam partes da antiga barra de ferramentas Formatação com o menu de contexto. Desse modo, a maioria dos ajustes pode ser feita rapidamente, sem a abertura de outras janelas.

Na barra de status, existe agora um controle deslizante que governa o zoom. Não é preciso mais digitar uma porcentagem: basta arrastar a ferramenta com o mouse. A barra de status também pode ser configurada. Clique nela com o botão direito e faça o programa exibir ou ocultar uma série de comandos ou informações.

CONSISTÊNCIA
A tendência geral da nova interface do Office é deixar os comandos mais visuais e mais fáceis de entender antes mesmo de aplicá-los. A interface é também mais consistente. No Word 2003, por exemplo, aciona-se Formatar > Tema para incluir na página um plano de fundo e estilos. No entanto, para definir tamanho, orientação e outras propriedades da página, é preciso ir a Arquivo > Configurar Página.

O Office 2007 tenta acabar com esses desencontros. Na aba Page Layout estão reunidos todos os itens que definem o jeito da página. O bloco Temas é uma subdivisão dessa barra. Há também um bloco para o plano de fundo da página, incluindo a opção de marca-d’água. A barra Page Layout tem ainda uma área chamada Arrange (disposição). Num documento de puro texto, essa área aparece desativada. Mas, quando há uma imagem, basta selecioná-la para que os comandos fiquem ativos. Ali se define a posição da figura em relação ao texto.

ABAS OCULTAS
As abas da ribbon não se resumem àquelas inicialmente visíveis. Quando se seleciona uma imagem, por exemplo, aparece outra aba: Format Picture Tools. Clique nela e a barra apresenta comandos para editar a imagem em propriedades como brilho, contraste e cor. Também se podem definir bordas, inclinar e recortar a fotografia ou gerar o efeito de sombra.

Para quem não conhece o Office, é bem provável que a nova interface seja mais intuitiva e exija menor esforço de aprendizado. Mas, para quem já conhece o programa, surgem (pelo menos no início) alguns pequenos mistérios. Um deles é descobrir onde estão os clássicos botões de Salvar, Abrir e Imprimir. Como já vimos, eles estão no novo e semi-oculto menu Arquivo. Outro mistério se apresenta para quem programa em VBA. Inicialmente, não há pistas visíveis do comando Gravar Macro ou da interface de programação do Visual Basic. Gravar Macro está em dois lugares. Um deles é o ponto vermelho na barra de status do Word e do Excel. Para descobrir o outro é preciso pesquisar na ajuda. Ele realmente não está à vista. É preciso ir à janela de opções e pedir que a aba Developer (desenvolvedor) seja exibida. Nessa aba estão o acesso ao ambiente do Visual Basic e também o comando Gravar Macro. Uma boa notícia para os usuários avançados é que os comandos de teclado continuam válidos no Office 2007.

TIPOS DE ARQUIVOS
Os programas do Office 2007 salvam documentos em novos formatos, baseados num padrão chamado Open XML. Isso se aplica ao Word, Excel e PowerPoint. Segundo a Microsoft, esses formatos são compactados automaticamente e geram arquivos até 75% menores. De fato, um arquivo Word no novo formato, DOCX, tem 25 KB. Salvo como DOC, o padrão antigo, salta para 45 KB. Os novos arquivos mantêm separados os vários tipos de componentes: texto, imagem, som etc. Isso permite abri-los mesmo quando uma das partes está corrompida.

No Word, os documentos-padrão têm os formatos DOCX ou DOTX, conforme seja documento comum ou modelo. Há ainda o par DOCM e DOTM, que são respectivamente o documento e o modelo contendo macros. Assim como o Word, o Excel e o PowerPoint salvam arquivos com extensão terminada em X: XLSX e PPTX. Somente documentos que contêm macros podem ter a terminação M. Assim, fica mais fácil identificar arquivos perigosos, do ponto de vista da segurança.

Todos os programas também salvam em XPS e em PDF. Sigla de XML Paper Specification, o XPS é um formato para troca de documentos. Sobre o PDF, da Adobe, vale lembrar que existe uma pendência entre essa empresa e a Microsoft quanto à inclusão da tecnologia no Office. Portanto, é possível que o comando Salvar Como PDF não esteja presente na versão final da suíte. Na ajuda do Office já existe uma observação que, para salvar em PDF e XPS, é preciso habilitar um plug-in.

No caso do Access, as extensões dos arquivos seguem uma lógica diferente. Em vez de arquivos MDBX, como era de se esperar, o padrão agora é ACCDB.

WORD 2007
Quando se abre o Word 2007 pela primeira vez, a sensação é contraditória. Trata-se de algo diferente, o que é sinalizado pelo novo painel de comandos em lugar dos menus e das barras de ferramentas. Ao mesmo tempo, o programa parece familiar. Não se gasta muito para operá-lo em velocidade de cruzeiro. Isso é mais verdadeiro para o usuário que trabalha no dia-a-dia com recursos comuns.

No menu Arquivo, o item Finish (concluir) apresenta uma série de novidades. Uma delas é o comando Inspect Document. Ele analisa o documento e verifica se existem informações pessoais, propriedades, texto oculto etc. Trata-se de dados que o autor pode não querer deixar disponíveis ao enviar o documento a outras pessoas. A opção Publish (Publicar) > Blog do menu Arquivo cria um post para o blog do usuário. Ele só precisa indicar o provedor. São suportados o MSN Spaces, o Blogger e outros.

EXCEL 2007
Uma novidade que salta aos olhos no Excel 2007 é o modo de visualização Layout de Página. Não se trata apenas de ver como vai ficar a página: ali também se pode editar a planilha. Para selecionar esse modo, basta clicar no painel de visualização localizado na barra de status do programa. Além de dar uma visão mais real da planilha quando impressa, o modo Layout de Página facilita a inclusão de cabeçalho e rodapé. Essas áreas se mostram de forma óbvia para o usuário.

Há itens novos ou aperfeiçoados em todas as abas, especialmente em Home, Page Layout, Fórmulas e Data. Em Home, o destaque vai para a galeria Styles. A formatação condicional agora permite marcar células conforme dezenas de opções. Por exemplo, com sinais que indicam: maior do que, menor do que; entre os N maiores ou menores; entre os N% maiores; com barras coloridas proporcionais ao valor da célula; com ícones como setas para mostrar tendências de crescimento, queda etc.; e com escalas de cores.

O sistema de gráficos é novo e vale não somente para o Excel, mas para toda a suíte. Agora é mais fácil definir o padrão e o estilo do gráfico, porque os recursos estão bem à vista, na aba Design Chart Tools, que aparece quando um gráfico está selecionado. A galeria de estilos é também mais sortida. Somente para o gráfico de colunas há 54 opções. Ficou igualmente mais fácil selecionar fórmulas. Com tantas novidades, o Excel — que já era, sem nenhum favor, o melhor e mais completo software do gênero — vai continuar imbatível.

POWERPOINT 2007
Embora estejam também disponíveis para outros aplicativos da suíte, os novos gráficos do SmartArt certamente vão dar melhor contribuição nas apresentações do PowerPoint. O SmartArt é uma galeria de gráficos que ajudam a representar idéias como listas, processos, ciclos, hierarquias e relacionamentos. São gráficos prontos, com padrões de cores combinadas, que ajudam a dar expressão visual a idéias abstratas. A galeria de animações, disponível na aba Animations, beneficia-se do recurso previsão ao vivo. Antes de escolher o efeito de transição, o usuário pode vê-lo em ação no slide desejado. Uma vez aplicado o efeito, é possível visualizá-lo clicando no botão Preview, na aba Animations. Preview exibe a animação do slide, não de toda a apresentação.

ACCESS 2007
No Office 2007, o Access é a ferramenta que sofreu as maiores mudanças. O Access apresenta uma tela inicial na qual o usuário pode começar a criar um banco de dados com base num modelo pronto ou concebê-lo todo a partir do zero. Ou, então, abrir um arquivo existente. Não há mais a janela Banco de Dados, que era o principal ponto de referência no Access. No lugar dela, existe agora um painel chamado Navigation Pane, que lista os objetos do banco de dados: tabelas, consultas, formulários etc. Os objetos abertos são exibidos à direita, com a ajuda de um sistema de abas. Para visualizar melhor um relatório, por exemplo, o painel de navegação pode ser reduzido a uma pequena barra vertical.

Devido à natureza diferenciada do Access, as abas da ribbon seguem os mesmos princípios, mas seu conteúdo não tem muito em comum com o que se encontra no Word ou no Excel. Há ferramentas que permitem fazer o “upsizing” do banco de dados para o SQL Server e também para o servidor SharePoint, que centraliza operações de aplicativos do Office e permite o trabalho em equipe.

CONCLUSÃO
Embora o Office 2007 represente um grande salto na interface e traga uma miríade de novas funções e aperfeiçoamentos, a suíte não traz novidades matadoras, daquelas que o usuário decide que não pode viver sem elas. Quem nunca usou o Office anteriormente ganhará a chance de começar usando uma interface mais amigável e lógica. O usuário experiente não terá grandes problemas no uso do novo jeito de ser do produto. Mas o grande problema, para a Microsoft, será convencer empresas e indivíduos da necessidade de fazer o upgrade.

Não se trata de um erro no projeto do Office 2007. Seria dificílimo acrescentar recursos do tipo arrasa-quarteirão a um programa que já é tão completo como o Excel. Em geral, os produtos se tornaram melhores. Mas o que move o consumidor para fazer o upgrade são as grandes novidades, e não apenas um bom somatório de pequenos aperfeiçoamentos.

O beta 2 parece razoavelmente estável. Para esta avaliação, trabalhamos vários dias com a suíte, especialmente com o Word, e não ocorreu nenhum travamento ou comportamento indevido. A máquina utilizada foi um PC com processador AMD Atlhon de 1,73 GHz e 512 MB de memória. O Office 2007 inclui ainda o Outlook e o Publisher, mas esses programas praticamente não sofreram alterações em relação à versão 2003. Inclusive mantêm a interface baseada em menus. O FrontPage, que também integrava a suíte, foi agora descontinuado.

Por Carlos Machado, da INFO

Fonte: InfoExame